Штатная численность административно управленческого персонала. Анализ численности управленческого персонала по подсистемам системы управления организации. Управление достижениями персонала
Министерство образования и науки Российской Федерации
Северо-Кавказский государственный технический университет
Кафедра менеджмента
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: Управление персоналом
На тему: «Управление численностью и структурой персонала»
Выполнила: студентка 4 курса,
ФЭФ; Группы ГМУ-011,
Виноградская А.П.
Проверила: Чупрова Д.Б.
Ставрополь, 2004 г
Тема данной курсовой работы «Управление численностью и структурой персонала».
В данной работе рассмотрены такие вопросы, как понятие численности и структуры персонала, планирование численности персонала и управление численностью и структурой персонала на примере ОАО «Иней».
Курсовая работа содержит приложение.
Данная курсовая работа написана на основе 12 литературных источников и занимает объем 31 машинописных страниц.
Введение
Для всех организаций – больших и малых, коммерческих и некоммерческих, для любых предприятий управление людьми имеет важное значение. Без людей нет организации. Без нужных людей, без специалистов ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, что управление людьми, т.е. трудовыми ресурсами является одним из важнейших аспектов теории и практики управления.
Создание производства мирового класса всегда связано с людьми, которые работают на предприятии. Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры играют, конечно же, важную роль, но реализация всех возможностей, заложенных в новых методах управления, зависит уже от конкретных людей, от их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотивации, способности решать проблемы, восприимчивости к обучению.
Компетентность требуется работнику, занимающемуся разработкой новых изделий или оборудования, хотя бы потому, что создание новой хорошей техники требует, как минимум, знания того, как работает старые машины и оборудование. Но для предприятия, которое решило сегодня преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо, чтобы каждый работник обладал весьма обширными знаниями.
В результате прогноза спроса и предложения на трудовые ресурсы любая организация может выяснить число людей, в которых она нуждается, уровень их квалификации и расстановку кадров.
В итоге может быть разработана согласованная кадровая политика, включающая системы набора, подготовки, совершенствования и оплаты кадров, а также политика отношений между администрацией и работниками. Этот стратегический план может быть разбит на конкретные программы использования трудовых ресурсов.
Чем больше численность, тем при прочих равных условиях больше объем произведенной продукции.
Все выше сказанное обусловило актуальностьпредставленной темы.
Целью работы является изучение влияния персонала предприятия на производственные возможности предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: рассмотреть теоретические вопросы состава, структуры персонала предприятия, показатели движения и производительности труда и основные проблемы кадровой политики на предприятии.
Объектом исследования является персонал предприятия.
Предметом исследования является влияние персонала на производительность труда и производственные возможности предприятия.
Представленная работа состоит из трех частей. В первой и во второй рассмотрены теоретические вопросы управления численностью и структурой персонала. В третей главе управление численность и структурой персонала рассмотрено на примере ОАО «Иней».
1 Понятие численности и структуры персонала
В данном вопросе рассмотрим основные понятия.
Существуют самые разные подходы к понятию организации.
Организация – это разновидность социальной системы, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил .
Можно дать и другое понятие организации. Организация – это элемент общественной системы, одна из распространенных форм человеческой общности и первичная ячейка общества .
Важнейшей внутренней переменной организации является персонал.
Персонал – это личный состав или работники учреждения, предприятия, составляющие группу по профессиональным или служебным признакам.
Численность персонала – это количество занятых на предприятии людей.
Структура персонала – это качественный состав работников предприятия. Персонал может характеризоваться уровнем образования, степенью квалификации, профессионализмом.
Люди являются центральным фактором в любой системе управления.
Под управлением понимается элемент функционирования организационных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.
Управление численностью и структурой персонала в организации в основном осуществляет отдел управления человеческими ресурсами или отдел кадров.
Важнейшими индивидуальными характеристиками персонала являются:
Способности;
Потребности;
Ожидание;
Характер восприятия;
Социальные установки.
Для эффективного функционирования любой организации необходимо качественное управление персоналом. Управление людьми включает обеспечение сотрудничества между всеми членами трудового коллектива, кадровую политику, обучение, информирование, мотивацию работников и другие важные составные части работы руководителя. Понятие "управление персоналом (кадрами)" по смыслу близко к понятию "управление человеческими ресурсами". И в том и в другом случае объект управленческого воздействия один и тот же, разница в специфическом подходе к работнику, к его рабочей силе как ресурсу.
Объект управления - это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады). Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной взаимоувязке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив.
В качестве субъектов управления персоналом выступают группа специалистов, выполняющих соответствующие функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к своим подчиненным.
Одной из важнейших функций управления персоналом в связи с возросшей ролью человеческого фактора в современном производстве становится развитие персонала, а не просто приведение его численного состава в соответствие с наличием рабочих мест.
Управление персоналом - это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития занятых на нем работников.
Определение потребности в кадрах с учетом стратегии развития предприятия, объема производства продукции, услуг;
Формирование численного и качественного состава кадров (система комплектования, расстановка);
Кадровая политика (взаимосвязь с внешним и внутренним рынком труда, высвобождение, перераспределение и переподготовка кадров);
Система общей и профессиональной подготовки кадров;
Адаптация работников на предприятии;
Оплата и стимулирование труда, система материальной и моральной заинтересованности;
Оценка деятельности и аттестация кадров, ориентация ее на поощрение и продвижение работников по результатам труда и ценности работника для предприятия;
Система развития кадров (подготовка и переподготовка, повышение гибкости в использовании на производстве, обеспечение профессионально-квалификационного роста через планирование рабочей (трудовой) карьеры;
Межличностные отношения между работниками, между работниками, администрацией и общественными организациями;
Деятельность многофункциональной кадровой службы как органа, ответственного за обеспечение предприятия рабочей силой и за надежную социальную защиту работника.
Целями системы управления персоналом предприятия (организации) являются:
Повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
Повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли;
Обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.
Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как:
Обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;
Усложнение процессов управления является закономерным следствием научно-технического прогресса, который приводит к усложнению процессов производства. Аппарат управления использует в своей деятельности дорогостоящие технические средства управления, что приводит к росту расходов, связанных с функционированием системы управления организацией. Расходы на управление организацией имеют устойчивую тенденцию к росту. На отдельных предприятиях темпы их роста превышают темпы роста объемов про-
изводства и уровня качества продукции. Увеличивается и численность персонала управления, несмотря на постоянное ее ограничение и большие возможности повышения уровня технической оснащенности управленческого труда. Это говорит о значительных резервах сокращения численности управленческих работников. Но чтобы использовать резервы, необходимо создать действенную систему учета расходов на управление, которая позволит проводить объективный анализ их использования.
В настоящее время расходы на управление, отражаемые в статистической отчетности, не учитывают всех затрат, связанных с функционированием системы управления, не отражают в полной мере затраты на современное управление производством, требующее применения дорогостоящей вычислительной и организационной техники, подготовки и постоянного повышения квалификации и переподготовки управленческих кадров.
Кроме того, предлагаемая формами статистической отчетности структура расходов на управление не позволяет проводить эффективный анализ затрат на управление по отдельным подсистемам системы управления организацией. Такая система учета не позволяет получить информацию о затратах на функционирование той или иной подсистемы управления предприятием, так как они распылены по различным статьям расходов. Однако без учета управленческих расходов в разрезе подсистем системы управления невозможно организовать действенный контроль за соблюдением смет расходов на управление.
Учет расходов на управление в разрезе отдельных подсистем, а внутри подсистем - по статьям расходов, сформированных в соответствии с их экономическим содержанием, позволит получить данные для анализа затрат на управление и оценки результативности деятельности функциональных подразделений. Такой подход позволит провести всесторонний анализ расходов на управление и наглядно выявить, по какой подсистеме и статье расходов необходимо в первую очередь принимать меры с целью снижения затрат на управление.
Так как большой удельный вес в расходах на управление занимает основная и дополнительная заработная плата с отчислениями на социальное страхование, то особому анализу следует подвергнуть численность персонала управления. Численность работников управления по каждой подсистеме необходимо сравнить с нормативной.
Анализ затрат и численности управленческих работников в разрезе подсистем системы управления организацией и сравнение фактических данных с нормативными по ряду предприятий машиностроения позволил выявить ряд резервов снижения расходов на управление.
В табл. 3.14 приводятся данные по пяти машиностроительным предприятиям, позволяющие провести сравнение нормативной и фактической численности управленческого персонала.
При расчете нормативной численности работающих по отдельным подсистемам системы управления использовалась формула
Н = + а |Х| +#2X2 + ...+ я,х п,
где х р х 2 , ..., х п - значения факторов, определяющих численность управленческих работников по подсистеме; я, а 2 , ..., а п - коэффициенты регрессии (показатели степени и коэффициенты при факторах в линейном уравнении, характеризующие степень влияния соответствующего фактора на численность работников по подсистеме управления); а 0 - постоянный коэффициент.
При разработке нормативных данных, приведенных в табл. 3.14, учитывались прогрессивные формы и методы управления передовых предприятий, возможности применения современных автоматизированных систем управления. Расчет нормативной численности по каждой подсистеме осуществлялся на основе учета влияния от 10 до 15 факторов.
Однако не следует представлять нормативы как нечто застывшее и неизменное. Поэтому при определении численности работников управления по подсистемам (функциям) необходимо, кроме нормативов, учитывать результаты анализа фактической численности за ряд лет предшествующего периода и эффективности выполнения функций с точки зрения их роли в улучшении деятельности предприятия. Нормативный метод следует дополнять аналитическим.
Сравнение фактической численности работников управления с нормативной показало, что в целом фактическая численность управленческого персонала выше нормативной (см. табл. 3.14). Все пять предприятий имеют резервы сокращения численности персонала за счет доведения его до норматива и сокращения расходов на содержание управленческих работников. Превышение фактической численности над нормативной по предприятиям 1, 2, 3, 4, 5 составляет соответственно 68, 129, 12, 238, 24 человека.
Анализ работы этих предприятий показал, что в целом превышение фактической численности над нормативной не является обоснованным. Так, на предприятиях 2 и 4 фактическая численность общего и линейного руководства больше нормативной соответственно на 41 и 60 человек за счет нерационального построения производственной и организационной структур управления. На предприятиях действует много мелких цехов и участков, начальники цехов имеют по 3-4 заместителя. По 4-5 заместителей имеют глав-
Анализ численности управленческого персонала машиностроительных предприятий по подсистемам системы управления
организации и ее персонала
|
|
|||||||||||||||
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
Общее и линейное руководство |
||||||||||||||||
Функциональные подсистемы |
||||||||||||||||
Управление конструкторской подготовкой производства" |
|
|
|
|
||||||||||||
Управление технологической подготовкой производства" 4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
Управление инструментальной подготовкой производства |
||||||||||||||||
Управление ремонтным обслуживанием производства |
||||||||||||||||
Управление энергетическим обслуживанием производства |
||||||||||||||||
Управление стандартизацией |
||||||||||||||||
Управление метрологическим обеспечением производства |
||||||||||||||||
Управление рационализацией, изобретательством и патентоведением |
||||||||||||||||
Управление механизацией и автоматизацией производства |
||||||||||||||||
Управление техническим контролем и испытаниями |
Наименовзние подсистем систем управления |
Численность работников аппарата управления, чел., по предприятиям |
|||||||||||||||
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
Управление капитальным строительством |
||||||||||||||||
Оперативное управление и планирование производства |
||||||||||||||||
Оперативное регулирование и диспетчирование производства |
||||||||||||||||
Управление транспортным обслуживанием производства |
||||||||||||||||
Управление перспективным и текущим технико-экономическим планированием |
||||||||||||||||
Управление трудом и заработной платой |
||||||||||||||||
Управление нормированием труда |
||||||||||||||||
Управление экономическим стимулированием |
||||||||||||||||
Управление финансовой деятельностью |
||||||||||||||||
Управление учетом и отчетностью |
||||||||||||||||
Управление экономическим анализом |
||||||||||||||||
Управление материально-техническим снабжением |
||||||||||||||||
Управление внешней кооперацией и комплектацией |
Наименование подсистем систем управления |
Численность работников аппарата управления, чел., по предприятиям |
|||||||||||||||
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
Управление сбытовой деятельностью |
||||||||||||||||
Управление работой с кадрами |
||||||||||||||||
Управление подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации |
||||||||||||||||
Обеспечивающие подсистемы |
||||||||||||||||
Правовое обеспечение управления |
||||||||||||||||
Информационное обеспечение управления |
||||||||||||||||
Обеспечение техническими средствами управления |
||||||||||||||||
Обеспечение регламентирующей документацией |
||||||||||||||||
Нормативное обеспечение управления |
||||||||||||||||
Хозяйственное обеспечение управления |
||||||||||||||||
Делопроизводство |
||||||||||||||||
Целевые подсистемы |
||||||||||||||||
Управление выполнением плана производства и поставок ПРОДУКЦИИ* |
||||||||||||||||
Управление обеспечением качества продукции |
||||||||||||||||
Управление формированием и использованием трудовых ресурсов и обеспечением безопасности труда |
Наименование подсистем систем управления |
Численность работников аппарата управления, чел., по предприятиям |
|||||||||||||||
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
факти ческая |
норма тивная |
откло нение |
||
Управление формированием и использованием материальных и финансовых ресурсов |
||||||||||||||||
Управление формированием и использованием основных производственных фондов: " : |
||||||||||||||||
Управление развитием производства |
||||||||||||||||
Управление развитием научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок^ |
||||||||||||||||
Управление развитием управления |
||||||||||||||||
Управление социальным развитием трудового коллектива |
||||||||||||||||
Управление охраной окружающей среды и природопользования |
||||||||||||||||
Справочно: среднесписочная численность ППП |
В скобках приведена фактическая и нормативная численность всего персонала, работающего в подразделениях конструкторской подготовки производства.
В скобках приведена фактическая и нормативная численность всего персонала, работающего в подразделениях технологической подготовки производства.
Все функции этих подсистем выполняются работниками подсистемы общего и линейного руководства, функциональных и обеспечивающих систем.
Примечание . Знак (+) означает превышение фактической численности управленческого персонала над нормативной, (-) - незаполнение нормативной численности.
ный инженер, главный технолог и начальник ПДО. Необоснованно увеличено количество уровней управления и т.п.
На этих же предприятиях значительно завышена фактическая численность конструкторов и технологов и соответственно управленческого персонала по подсистемам: «Управление конструкторской подготовкой производства» и «Управление технологической подготовкой производства». Такое положение сложилось из-за больших объемов работ, выполняемых службами этих подсистем для сторонних заказчиков, а также из-за низкого уровня технологии производства продукции на морально и физически устаревшем оборудовании. Отсутствие в течение 30-40 последних лет замены основных производственных фондов привело к превышению фактической численности управленческих работников над нормативной по подсистеме «Управление ремонтным обслуживанием производства» по предприятию 2 на 13 человек, а по предприятию 4 на 55 человек.
По этой же причине у всех пяти предприятий существенно завышена численность работников подсистемы «Управление капитальным строительством».
Большая численность работников подсистемы «Управление бухучетом и отчетностью» на предприятии 5 (фактическая численность превышает нормативную на 15 человек) вызвана низким уровнем автоматизации учетных работ. Превышение норматива численности по подсистеме «Управление наймом и учетом персонала» на этом же предприятии на семь человек оправдано, так как в условиях дефицита квалифицированных кадров в небольшом городе приходится проводить работу по набору кадров в других городах.
Превышение нормативов численности подсистем «Управление материально-техническим снабжением» и «Управление внешней кооперацией и комплектацией» объясняется ростом дефицита материальных ресурсов, развитием кооперативных связей и увеличением вероятности срыва поставок. Это вынуждает предприятия увеличивать число командировок работников указанных подсистем к поставщикам и затраты на поддержание постоянной телефонной, в том числе мобильной, и почтовой связи с ними.
Необоснованно увеличена численность работников подсистемы «Управление развитием управления» на предприятиях 2, 4, 5. Носителями функций этой подсистемы на предприятиях 2 и 5 являются отделы АСУ, а на предприятии 4 отдел АСУ и отдел организации управления. Завышение фактической численности по сравнению с нормативной на этих предприятиях является следствием низкого уровня использования работников данных подразделений.
Нехватка кадров по сравнению с нормативной численностью по подсистеме «Управление нормированием» на предприятиях 1, 2 и 4 связано с тем, что сокращение аппарата управления, как показало обследование ряда предприятий, осуществляется часто за счет необоснованного снижения штата работников экономических служб, в том числе нормировщиков, что отрицательно влияет на эффективность производства.
На предприятиях 2, 3 и 5 отсутствует целевая подсистема «Управление обеспечением качества продукции», а на предприятии 3 - подсистема «Управление охраной окружающей среды и рациональным природопользованием», хотя нормативами предусмотрены управленческие работники для осуществления функций этих подсистем.
Таким образом, только на основе тщательного анализа конкретных условий деятельности предприятий можно выявить причины отклонений фактической численности управленческого персонала от нормативной. Следует помнить, что занижение численности персонала по отдельным подсистемам, если это не связано с повышением уровня автоматизации управленческих работ, ведет к снижению эффективности производства и управления. В то же время завышение численности управленческого персонала не всегда способствует улучшению работы предприятия.
Что важнее контролировать: силу тока или напряжение, скорость автомобиля или обороты двигателя? В разных случаях по-разному. Контроль – не самоцель, а инструмент для решения определенной задачи (правильнее – поддержки определенной бизнес-функции). Поэтому, для начала, нужно определиться с двумя вопросами: какую задачу мы хотим решить и каких сотрудников (правильнее - какие бизнес-процессы) мы хотим контролировать. Иначе это напоминает вопрос: «Кого ты больше любишь – папу или маму?»
В рамках управления организационной эффективностью контроль Процесса/Результата можно использовать для решения, как минимум, двух задач:
1. Управление достижениями персонала.
2. Управление численностью персонала.
Методика решения этих задач при проектной форме организации и при процессной форме организации труда различна. В данной публикации рассмотрим методику, соответствующую процессной форме организации труда.
Управление достижениями персонала
Одним из основных способов управления организационной эффективностью является управление достижениями. Ключевой элемент управления достижениями - действенная система мотивации персонала, невозможная без контроля Результата. Таким образом, Результат необходимо контролировать практически всегда. Необходимо, но не Достаточно.
Если Результат нас устраивает, то, в большинстве случаев, не очень важно, как именно он был достигнут. Если же Результат оставляет желать лучшего, то, как правило, необходимо выяснить, в чем причина. Например, работник чего-то не умеет и надо провести обучение. Или он недостаточно мотивирован. Или ему были поставлены недостижимые цели (нереальные плановые показатели). Каждому из этих диагнозов соответствует свой план лечения. Чтобы поставить правильный диагноз, недостаточно контролировать лишь Результат, нужно знать, как проходил Процесс. Отсутствие контроля Процесса – это одна из причин, почему проекты по внедрению систем управления достижениями часто терпят неудачу.
Таким образом, в общем случае, для эффективного управления достижениями необходимо контролировать не только Результат, но и Процесс. Однако значимость этих видов контроля зависит от того, достижениями каких работников мы хотим управлять. В связи с этим управленческий персонал можно условно разделить на три категории.
Работники регламентированного труда.
Это работники, большую часть рабочего времени выполняющие типовые бизнес-операции, как правило, с использованием компьютера. В первую очередь это работники бэк-офиса (бухгалтерия, операционисты и т.д.), сотрудники кол центров, редакторы и т. п. Для управления достижениями этой категории персонала значимость контроля Процесса выше, чем контроля Результата. Это объясняется тем, что Результатом, в данном случае, является четкое выполнение бизнес-процесса (строгое соблюдение принятых регламентов).
Работники «творческого» (нерегламентированного) труда.
(Кавычки в слове «творческий» означают, что ничего по-настоящему творческого в выполняемой работе может и не быть .) Это работники, большую часть рабочего времени выполняющие типовые задания (как с использованием, так и без использования компьютера), чаще всего не требующие «креатива». К этой категории можно отнести большинство работников HR-службы, IT-службы и т. д. Для управления достижениями этой категории персонала контролировать Результат важнее, чем контролировать Процесс. Это объясняется тем, что тактика достижения поставленных целей может быть различна и, преимущественно, определяется самими работниками. Контроль Процесса, также важен, но вторичен. Его основное назначение – определение лучших практик (best practices) и диагностика неудач.
«Креативщики» .
Это работники творческого труда (без кавычек). В первую очередь – все руководители среднего звена (и выше), а также разработчики новых технологий, проектировщики, дизайнеры и т. п. Управление достижениями этой категории персонала - вопрос дискуссионный. Очевидно, что контролировать Процесс в данном случае не следует, но и с контролем Результата не все однозначно. Мысль о том, что управление достижениями «креативщиков» является не наукой, а искусством, находит все большее число сторонников. Автор данной публикации принадлежит к их числу.
Управление численностью персонала
Еще одним важнейшим инструментом повышения эффективности бизнеса является управление численностью персонала. Для работников регламентированного и «творческого» труда эта задача решается по-разному. Сначала рассмотрим более простой случай – управление численностью работников регламентированного труда.
Управление численностью работников регламентированного труда – это определение зависимости между объемом имеющейся работы, с одной стороны, и необходимым для этого количеством работников, с другой стороны. Эту задачу можно решать по-разному: с использованием бенчмаркинга, микроэлементного нормирования руда, факторного нормирования труда и т. д. Для управления численностью офисных работников, большую часть времени работающих с компьютером, наиболее эффективным считаю метод: «Экспертиза Фактических Трудозатрат». Идея метода предложена компанией ЭКОПСИ Консалтинг. Метод реализован компанией ProLAN в решении Гамбургский Счет.
Сколько вам нужно сотрудников?
Суть метода «Экспертиза Фактических Трудозатрат» заключается в следующем:
- С использованием специальных средств, устанавливаемых на компьютерах работников, непрерывно измеряется текущая загруженность персонала. Показателем загруженности является доля чистого времени, приходящаяся на выполнение бизнес-операций с использованием компьютера. Например, доля чистого времени, в течение которого бухгалтер осуществляет проводки с использованием ERP-системы, операционист проводит платежные поручения с использованием АБС и т.п.
- С использованием специальных средств, установленных на серверах приложений, непрерывно измеряется объем выполняемых работ (число обработанных документов, сделанных звонков и т.п.).
- На основе анализа исторических данных, характеризующих загруженность персонала и соответствующий этой загруженности объем выполненных работ, с использованием специального математического аппарата создается динамическая модель численности персонала.
Динамическая модель численности персонала позволяет определять, сколько работников необходимо и достаточно для поддержки каждого бизнес-процесса (бизнес-функции) в зависимости от значений определенных внешних факторов. Обычно это называется «what if analysis». Например, сколько операционистов необходимо отделению банка, имеющему определенное количество клиентов. Сколько операторов должен иметь ЦОВ (Центр Обработки Вызовов, call center), чтобы, с минимальным временем ожидания, обрабатывать определенное количество звонков и т. п. Модель называется динамической, т. к. она автоматически самообучается. Допустим, после обучения операционисты стали работать быстрее, их загруженность уменьшилась, значит, и требования к необходимой численности операционистов снизились (в модели такие изменения отслеживаются автоматически).
Таким образом, для управления численностью работников регламентированного труда необходимо контролировать, в первую очередь, Процесс. Но не контролировать Результат нельзя, т. к. загруженность персонала (необходимая численность) зависит не только от внешних факторов, но и от качества выполняемых работ, т. е. от Результата. Например, если операторы ЦОВ будут плохо выполнять свою работу, то число обращений в ЦОВ, а, следовательно, и его загруженность, увеличится.
Поэтому одновременно с измерением загруженности персонала необходимо контролировать соответствующее этому уровню загруженности качество выполнения работ (Результат). При оптимизации численности персонала оценка Результата (KPI) является ограничением. Например, задача по оптимизации численности персонала ЦОВ могла бы звучать приблизительно так: «Сколько операторов ЦОВ необходимо для обработки 150 звонков в час при условии, что качество обработки звонков (KPI) должно быть не ниже 0.95».
Но особенно важен контроль Результата для управления численностью работников «творческого» труда. В этом случае требуемая численность зависит не только от объема работы, но и от тактики достижения поставленных целей. В случае «творческого» труда, тактика достижения целей, как правило, определяются самими работниками. Это, кстати, основное отличие регламентированного и «творческого» труда. Поэтому в случае «творческого труда» мы имеем одно уравнение с двумя неизвестными: Численность = F (объем работы, тактика). Одновременный контроль Результата и Процесса позволяет определить лучшую тактику (best practice), убрать одно неизвестное и, таким образом, решить уравнение.
Сергей Юдицкий, СЕО компании ПРОЛАН
- Корпоративная культура
Ключевые слова:
1 -1
Это процесс непрерывного обеспечения оптимальной численности человеческих ресурсов для решения задач, стоящих перед бизнесом в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Многие авторы считают, что управление численностью персонала на предприятии - это уменьшение количества сотрудников до минимума, при котором предприятие осуществляет свои функции. Это не всегда так. Кроме количественных показателей необходимо учитывать и качественные, а также перспективу развития предприятия. Предприятие, которое постоянно производит увольнения и набор сотрудников, через не слишком большой промежуток времени может стать нежелательным работодателем для высококвалифицированных сотрудников и сотрудников, которые привязаны к своей профессии и любимому делу, у которых одним из факторов выбора работодателя является стабильность и социальная защищенность.
Тем не менее, при определении необходимой численности сотрудников в любом случае необходимо считать, что оптимальная численность - это численность, близкая к минимальной, но учитывающая динамику и перспективы развития предприятия.
Как определить оптимальную численность сотрудников на предприятии? Для этого необходимо взять за основу несколько утверждений:
- Прибыль предприятию приносят только основные рабочие
- Любое уменьшение численности неосновного персонала приводит к росту производительности труда и эффективности бизнеса
- Вспомогательный персонал отвечает за процессы жизнеобеспечения производства - их сокращение может привести к ухудшению качества обслуживания оборудования и сокращению срока его службы
- Наличие административно-управленческого персонала позволяет эффективнее управлять бизнесом
- Чрезмерная численность управленческого персонала приводит к ухудшению управляемости и неоправданному росту затрат
Как определить численность сотрудников
Для начала необходимо выполнить базовые экономические расчеты.Расчет 1
. Определим теоретическую предельную численность при существующей ситуации. Для этого возьмем среднюю заработную плату по отрасли и учтем структуру затрат по предприятию.
Например: Средняя заработная плата в промышленности в Украине в марте 2010 года составила 2508 гривен. Коэффициент начислений на заработную плату на предприятии составляет 1,385. Доля заработной платы в себестоимости продукции - 19%, норма прибыли при продаже - 10%.
Таким образом, расходы на оплату труда составят 2 508 * 1,385 = 3 473,58
Плановая выработка на одного сотрудника составит 3 473,58 / 0,19 * 1,1 = 20 110,20
Расчет 2 . Определяем нормативный объем продаж, умножая полученное значение выработки на фактическую численность сотрудников.
Полученные цифры - нормативный и фактический объем продаж, фактическая средняя заработная плата и средняя по отрасли сравниваются между собой и на основании этого делаются выводы о необходимой численности персонала.
После этого производится проверка структуры предприятия на адекватность потребностям бизнеса.
Большинство руководителей подразделений не сталкиваются напрямую ни с экономикой предприятия, ни с финансами. Если на предприятии не применяются современные системы стимулирования, которые так или иначе завязаны на финансовый результат предприятия, то рано или поздно для решения стоящих перед подразделением задач будут делаться попытки создания новых должностей, увеличения количества персонала. Этот процесс может идти с разной интенсивностью и принимать различные формы. В значительной мере это зависит даже не от потребностей бизнеса, а от личности и стиля управления руководителя.
Например, если с начальника цеха основного производства требовать исключительно выпуска продукции в необходимых объемах, то постепенно в цехе начнет увеличиваться количество не только основных, но и вспомогательных рабочих, потом потребуется дополнительный управленческих персонал и т.д. Насколько это отвечает потребностям конкретной ситуации часто сказать невозможно. Поэтому для удержания структуры персонала под контролем может применяться нормативный метод.
Нормативный метод управления численностью персонала на предприятии предполагает, что на предприятии определяются "нормы обслуживания" и нормативные соотношения работников различных профессий, специальностей и должностей, основываясь на отраслевых особенностях предприятия. Например, на сколько работников предприятия нужен один бухгалтер, экономист, юрист. Каково должно быть соотношение основных и вспомогательных рабочих. Каково соотношение АУП и работников производственного подразделения и т.д.
В качестве базы для нормативного метода управления численностью персонала принимается численность основных рабочих. При этом специалист, проводящий анализ численности в соответствии с нормативами должен предварительно убедиться в правильности существующих норм времени и расчетной численности основного персонала. Убедиться в том, что коэффициент переработки норм времени находится в допустимых пределах. И только потом приступать к процедуре анализа и делать на ее основании определенные выводы.
Важным аспектом приведения структуры персонала в систему является необходимость тщательно выверить свои действия. Непродуманными решениями можно нарушить важные бизнес-процессы или повлиять на качество продукции.
По характеру сложности и ответственности функций управление персоналом делится на 3 группы:
1) руководители
2) специалисты
3) другие служащие.
Нормирование труда руководителей осуществляется с помощью нормы управляемости,
под которой понимается число работников или подразделений, которыми должен руководить 1 руководитель.
Для директора завода нормой управляемости является число его заместителей, а также число структурных подразделений, находящихся в его непосредственном подчинении; для мастера – число рабочих или число бригадиров.
Внутри служб и подразделений организации для расстановки людей применяются нормы соотношений, которые являются разновидность норм управляемости.
Под нормой соотношения понимается число работников той или иной квалификации или должности, которое должно приходиться на 1 работника другой квалификации или должности. С помощью норм соотношения устанавливаются, прежде всего, оптимальные соотношения между численностью управленческого персонала, руководителей, специалистов и служащих.
Для того, чтобы подвести какую-либо научную основу под расчеты численности управленческого персонала, разработаны отраслевые нормативы численности управленцев по функциям управления (экономическое планирование, бухгалтерский учет и т.д.).
Одним из перспективных направления дальнейшего совершенствования нормирования труда и расчета численности
персонала является применение метода микроэлементного нормирования.
Его сущность заключается в том, что все многообразие трудовых действий можно свести к ограниченному количеству простейших движений и на каждое из них установить время выполнения.
При расстановке персонала по подразделениям и службам организации необходимо учитывать различия в численности явочного, списочного и среднесписочного состава рабочих.
В явочный состав персонала включаются как работники, явившиеся на работу, так и работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни и т.д.
Списочная численность персонала в связи с приемом на работу и увольнением постоянно меняется и может быть дана только на определенную дату. Поэтому для характеристики численности персонала за месяц, квартал, год при планировании и учете определяют среднесписочную численность. Она определяется (за месяц) путем суммирования списочного состава персонала за все дни месяца и деления результата на число календарных дней в месяце.
Списочная численность превышает явочную, т.к. в ней учитываются планируемые невыходы на работу во время отпуска, болезни и т.д.
Чтобы определить списочную численность (Ч с), необходимо умножить явочную численность (Ч я) на коэффициент, учитывающий планируемые невыходы на работу.
К = 1 + % планируемых невыходов/ 100%
Таким образом, списочная численность работников данной профессии и квалификации рассчитывается по формуле:
Ч с = Q*K/ Ф*K 1
Q – объем работ данного вида (чел/час)
Ф – фонд времени работника, за который был выполнен объем Q (часы)
K – коэффициент, учитывающий невыходы на работу
K 1 - коэффициент, учитывающий уровень выполнения норм
Должностная инструкция - организационно-правовой документ, определяющий функции, задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Задачи – система целей, реализацию которых данный работник должен обеспечить в рамках достижения общей цели общества.
Должностные обязанности – совокупность действий, реализуемых работником для выполнения предписанных задач.
Для расчета необходимой численности работников по отдельным профессиям используют укрупненные нормативы времени по операциям, рекомендованными отраслевыми НИИ.
Пример расчета численности инструкторов по кадрам
Исходные данные:
Списочная численность 1887 чел.
В сборочное производство входят 6подразделений.
Вид выполняемых операций | Единицы измерения объема работ | № карты | Норма времени на единицу измерения трудоемкости работ (чел/час) | Коэффициент организационно-технического обслуживания | Штуч-ное время на едини-цу измерения | Объем работы за квартал | Тру-доем-кость норми-руемых работ в чел/час | Примечания |
1. Оформление документов при приеме на работу рабочих | 1 рабочий | 0,46 | 1, 08 | 0,5 | 207,5 | Списочная численность работников 1887 чел. | ||
2. Оформление документов при увольнении рабочих | 1 рабочий | 0, 39 | 1,08 | 0, 42 | ||||
3. Оформление перевода в другое подразделе-ние | 1 рабочий | 0,8 | 1,08 | 0,41 | ||||
4. Оформление отпусков | 1 рабочий | 0,11 | 1,08 | 0,12 | 22,8 | |||
5. Оформление листа нетрудоспо-собности | 1 лист | 0,05 | 1,08 | 0,054 | 15,3 | |||
6. Заполнение и выдача справок с места работы | 1 справка | 0,05 | 1,08 | 0,054 | 10,8 | |||
7. Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по возрасту | 1 работник | 3,3 | 1,08 | 3,56 | 53,4 | |||
8. Составление статистической отчетности о численности работников по полу, возрасту и образова-нию | 1 отчет | 18,8 | 1,08 | 20,3 | 20,3 | |||
9. И т.д. в соответст-вии с должностными инструкциями | - | - | - | - | - | - | 418,17 | |
918,3 |
Трудоемкость работ, нормирование которых предусмотрено сборником, составляет 278 чел/час.
Общая трудоемкость за месяц Т шт = 918,3+287 = 1196,3 чел/час.
Коэффициент, учитывающий невыходы: К = 1,1
Коэффициент, учитывающий переработку норм: К 1 = 1,05
Фонд времени на месяц принят равным 500 ч. (Ф в).
Списочная нормативная численность инструкторов по кадрам определяется по формуле:
Ч с = Т шт *К / Ф в * К 1 = 1196,3*1,1/500*1,05 = 2,51
Следовательно, необходимы 3 инспектора отдела кадров.
- Вячеслав Рудников: «Наши нынешние арбитражи — это коммерческий магазин
- Должностная инструкция экономиста Экономист должен уметь должностная инструкция
- Как перевести км.ч в м.ч (километры в час в метры в час), и обратно? Как перевести метры в километры (м в км)? Полная инструкция 150 км в час в метры в секунду
- Гончарная школа «Рукоделец» приглашает взрослых и детей Что надо для гончарного дела